La auditoría interna nace de la práctica sin
unos principios generales o un cuerpo teórico general. Por ello se
puedes distinguir tres etapas:
La primera de ellas comprende la necesidad de obtener precisión en las cuentas y la prevención del fraude
La
segunda etapa como consecuencia de la depresión ( después de la segunda
guerra mundial ) la comisión de valores y bolsa hizo responsable a los
gerentes financieros de la fiabilidad de sus estados financieros,
surgiendo la necesidad de implantar en las empresas un control
financiero y contable, así como a intervenir en cuestionar las tomas de
decisiones, la salvaguarda de activos y el profundizar en aspectos
relativos a la gestión empresarial.
La tercera
etapa comprende la actuación de la auditoría interna en el área de
administración, tanto operacional, como financiera, proporcionando
servicios de implementación y de protección.
En la
actualidad el auditor interno, procede a la revisión de los controles
internos implantados en las empresas con objeto de evaluar los distintos
objetivos que el concepto de control interno persigue.
1.2 CONCEPTO MODERNO DE AUDITORÍA INTERNA
La
profesión de auditoría interna está vinculada a procesos de supervisión
y con objeto de tener garantías de que la actividad de la auditoría
interna se realiza con criterios de eficacia los auditores se integran
en el instituto de auditoría interna, cuya génesis se produce en el año
1941 en la ciudad de Nueva York.
Los principios o criterios que persigue el instituto son:
Proporcionar
a nivel internacional normas para el desarrollo práctico de la
auditoría interna y así como la emisión de certificados que reconozcan
el ejercicio de la profesión
La investigación,
divulgación y promoción hacia sus miembros del conocimiento de
información concerniente al campo de la auditoría interna, así como los
aspectos relacionados con el control interno
Establecimiento de reuniones de carácter internacional que permitan el intercambio de conocimientos
Aglutinar
a todos los auditores internos de tal forma que se permita divulgar
experiencia en auditoría y promover la educación en este campo.
El
Instituto de Auditoría interna en España creado el 19 de Junio de 1990
en Madrid y declara en sus estatutos que la auditoría interna actúa
dentro de las sociedades, organizaciones o instituciones únicamente para
ayudar en su gestión a la dirección en sentido amplio de tal manera que
sus informaciones y recomendaciones no trasciendan al exterior hacia
usuarios externos de la empresa.
1.3 OBJETIVOS Y FUNCIONES
Auditor
interno es un profesional que trabaja en el ámbito interno de la
empresa y entre los objetivos que persigue se encuentran el alcance del
trabajo de la auditoría.
El trabajo de auditoría comprende el
examen y evaluación de la idoneidad y efectividad del sistema de control
interno y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados.
Entre ellos citamos:
Fiabilidad e integridad de los informes
Los
auditores internos deben revisar la fiabilidad e integridad de la
información financiera y operativa, y los medios utilizados para
identificar, medir, dosificar y divulgar dicha información
Cumplimiento
de política, planes, procedimientos, normas y reglamentos: Los
auditores internos deben revisar los sistemas establecidos para
verificar el cumplimiento de lo indicado y pueden tener un impacto
significativo en las operaciones e informes y determinar si la
organización los cumple.
Los auditores
internos deben revisar los medios de salvaguarda de los activos y en
caso necesario verificar la existencia de dichos activos
Utilización
económica y eficiente de los recursos. Se trata de valorar la economía y
la eficiencia con la que se emplean los recursos
Cumplimiento
de los objetivos y fines establecidos para las operaciones o programas.
Los auditores internos deben revisar las operaciones o programas para
determinar si los resultados están en consonancia con los objetivos y si
las operaciones o programas se están llenando a efecto en la forma
prevista.
Las funciones de auditoría interna se integran
dentro de las actuaciones o características que se asignana todo
departamento de auditoría interna de tal manera que:
Respecto
del personal debe garantizarse la formación técnica y experiencia de
los auditores internos son los apropiados para las auditorías que
efectúan.
El departamento de auditoría interna
debe poseer u obtener los conocimientos, aptitudes y disciplinas
requeridos para llevar a cabo sus responsabilidades.
El departamento de auditoría interna debe asegurarse de que las auditorías estén debidamente supervisadas.
Para
actuar en el departamento de auditoría interna, cualquier personal
adscrito con carácter de auditor interno debe tener en cuenta:
Cumplimiento de las normas profesionales de conducta
Debe poseer los conocimientos técnicos y disciplinarios para la realización de las auditorías internas
Los auditores internos están obligados a una formación permanente
Los auditores internos deben poseer ciertas dosis de relaciones humanas y comunicación
Los auditores internos deben actuar con el debido cuidado profesional
1.4. DIFERENCIA ENTRE AUDITORÍA INTERNA Y EXTENA
Concepto
|
Auditoría Interna
|
Auditoría Externa
|
| 1) Sujeto | Empleado ( Evitar que traslade información a otros sitios) Fcón: SALVAGUARDA EMP. | Profesional Independiente: se fija solo en la imagen fiel ( legislación vigente ) Su Fcón es EVALUAR EMP. |
| 2) Grados de independencia | Limitada:
El auditor interno no se limita exclusivamente a dar un informe de todo
sino que se dedica a evaluar las peticiones de la dirección o del
consejo. ESTA OBLIGADO A SEGUIR UN PROGRAMA | Total: Está sujeto a las directrices técnicas de auditoría. |
| 3) Responsabilidad | Laboral | Penal: El informe del auditor tiene consecuencias jurídicas |
| 4) Objetivo | Examen
de gestión ( =Toda actuación que se realice sobre activos o pasivos de
la empresa) El sentido de activo o pasivo debe tomarse como se
consideran desde el derecho mercantil. | Examen de la situación financiera para dar opinión |
| 5) Informe emitido | Dirigido a la gerencia, dirección y/o Consejo de Administración. Puede hacerse para cualquier tipo de empresa | Accionistas
o Consejo de Administración:con carácter obligatorio si lo obliga la
ley o con carácter optativo si lo desea la empresa. Se acompaña a las
cuentas anuales y se da a conocer en la junta general en junio
aproximadamente. |
| 6) Uso del Informe | Va dirigido exclusivamente a la empresa ( Su transmisión tiene carácter penal ) | Va dirigido a la empresa y al público en general. Necesidad para cotizar en bolsa y emitir todo tipo de valores. |
1.5 TIPOS DE AUDITORÍA INTERNA
La
auditoría intenra tiene los objetivos y funciones ya indicados en el
apartado anterior, eso quiere decir que surge la necesidad de la
especialización en la evaluación del control interno.
Se pueden
diferenciar en este sentido auditorías a garantizar objetivos
operacionales, esto es, los que miden la eficacia y eficiencia de la
empresa, entre ellos encontramos AUDITOR OPERATIVO O DE GESTIÓN, AUDITOR
DE CALIDAD,... La auditoría interna que está especializada en evaluar
la obtención de la fiabilidad de los estados financieros puede
considerarse como auditoría administrativa. Dentro de ésta encontramos a
la auditoría de los sistemas de información, recordando que un sistema
de información no necesariamente debe de estar soportado
informáticamente, ya que la auditoría que evalúa el soporte informático
se llama: AUDITORIA INFORMÁTICA.
Existen auditorías que están
dirigidas al cumplimiento de normas que la empresa está obligada a
cumplir tanto en sentido específico como en sentido genérico.
En sentido específico podemos hablar de las auditorías de calidad destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.
Entre los auditores destinados a cumplir objetivos genéricos puede citarse la auditoría fiscal o tributaria.
1.6. AUDITORÍA INTERNA COMO HERRAMIENTA DE DIRECCIÓN
Para
conseguir que los distintos niveles de la organización asuman
plenamente la función de auditoría interna y participar en la mejora de
los métodos de gestión, se hace necesario establecer un marco en el que
el auditor interno y el área funcional que demanda sus servicios lleven a
cabo un trabajo coordinado con objeto de evaluarle correctamente y
detectar los riesgos que debe asumir el área funcional.
El papel que desempeña la auditoría interna comprende:
Asumir
que la implantación de un control y los objetivos que con él se
persiguen deben ser asumidos por el conjunto de la administración
La
coordinación de la auditoría interna con los coordinadores de área no
supone una pérdida de su estatuto profesional. Pretende ser un
catalizador que persigue la implantación de sus sugerencias y
recomendaciones convenciendo de su necesidad y no de su imposición
La
responsabilidad de la consecución de los objetivos de gestión se
comparte con las áreas que demandan su trabajo o análisis y es
responsabilidad propia del auditor interno el establecer de una forma
metodología a seguir y la implementación de la misma
Considerando estos aspectos mencionados, a nivel de auditoría interna:
Refuerza su función de control en el conjunto de la organización
Se pretende la actuación del auditor interno dentro de la organización
Facilita la implementación de las recomendaciones
Requiere un menor apoyo de dirección al ser una función entendida y comprendida por los diferentes niveles de la organización
A nivel de la dirección:
Permite una utilización más eficiente de los recursos humanos localizados en el área de auditoría interna
Facilita
el conocimiento generalizado del control interno en el conjunto de la
organización, de sus finalidades y sus objetivos básicos
Fomenta un estilo de trabajo participativo a todos los niveles
TEMA 2 LA AUDITORÍA INTERNA EN LA EMPRESA
La
norma nº 100 del ejercicio de la profesión de auditoría establece que
los auditores internos deben ser independientes de las actividades que
auditan. Esto requiere que los auditores internos deben gozar de juicios
imparciales, que le permita trabajar con objetividad y la existencia
del departamento de auditoría interna a un nivel jerárquico.
Se debe tener en cuenta:
El
director del departamento de auditoría interna debe depender de una
persona con un alto grado cualitativo dentro de la organización que le
permita la independencia de su trabajo y no tener limitaciones en su
actuación.
El director del departamento de auditoría interna debe tener acceso directo al consejo ( forma parte de él )
El consejo de administración es el encargado de intervenir en el nombramiento o cese del director
El
objetivo, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría
interna debe estar reflejado en su estatuto, que entre otras cosas debe
contener:
La posición del departamento en la organización
Autorizar el acceso a los registros, al personal y a los bienes, cuando sea necesario para la función de la auditoría.
Definir el campo de acción de las actividades de auditoría interna
El
director de auditoría interna debe presentar anualmente a la dirección,
para su aprobación, y al consejo para su conocimiento, un resumen del
programa de trabajo, un plan de asesoramiento y un presupuesto
financiero
El director auditoría interna debe informar de sus actividades a la dirección y al consejo con la frecuencia necesaria
En relación con la objetividad de que debe gozar el auditor interno, es necesario considerar:
La
objetividad es una actitud mental independiente. Los auditores internos
no deben elaborar su juicio sobre los temas de la auditoría al de
otros.
Los auditores internos no han de colocarse en situaciones adonde se siente incapaces de emitir juicios profesionales objetivos.
2.2 ESTRATEGIA DEL DEPARTAMENTO OBJETIVOS Y RESPONSABILIDADES
Los
objetivos del departamento de auditoría interna comprenden lo que se
denomina el alcance del trabajo de auditoría. Esto es, cual es el campo
de trabajo del auditor interno. En este sentido, la norma 300 indica,
que la auditoría interna debe comprender el examen y la evaluación de la
idoneidad y la efectividad del sistema de control interno y de su
eficacia para alcanzar los objetivos encomendados. En este sentido, los
objetivos perseguidos por la auditoría interna están limitados a un
marco de actuación propia. De esta manera tendremos que:
El objetivo de salvaguarda de activos, tiene como marco de actuación lo siguiente:
Se centra en la auditoría financiera contable
Hace hincapié en método de protección y contabilización de activos
Realiza una actuación de inspección y fiscalizadora
Respecto del cumplimiento de políticas, planes, procedimientos, normas y reglamentos, su marco de actuación comprende:
Verificar que efectivamente se cumplen
Comprenden
la revisión tanto de las normas y procedimientos de naturaleza contable
como aquellos que afectan al funcionamiento administrativo de la
organización
El objetivo de la fiabilidad e integridad de la información tiene como marco de actuación:
Revisar la información que se procesa en la organización
Comprobar la fiabilidad y veracidad de su contenido
Analizar los sistemas manuales e informáticos, a partir de los cuales se obtiene la información de gestión.
Evalúan la idoneidad y utilización de la información
Revisan los controles establecidos para asegurar que la información es exacta, íntegra y oportuna
En relación con el objetivo de cumplimiento de objetivos , el marco de actuación de la actuditoría comprende:
Aplicación de la auditoría operativa o de gestión
La
auditoría interna reduce su actividad en el área económica - financiera
y se introduce en las distintas áreas de la organización
El
objetivo de control interno que persigue la utilización económica y
eficiente de los recursos involucra a la auditoría interna en el
siguiente marco de actuación:
Promover mejoras de procedimientos y prácticas de gestión
Pone
énfasis en los controles internos que permitan una mayor fiabilidad de
la información como herramienta para gestionar de una manera más
eficiente los recursos
En relación con las responsabilidades
que debe acometer la auditoría interna hemos de indicar lo siguiente.
El trabajo de auditoría interna debe incluir, la planificación de la
auditoría, el examen y la evaluación de la información, la comunicación
de los resultados, y el seguimiento.
En relación con estos términos hemos de indicar:
Los auditores internos deben planificar cada auditoría
Los
auditores internos son los encargados de: recoger, analizar,
interpretar y docu9mentar la información utilizada para justificar los
resultados e la auditoría
Los auditores internos siempre deben de informar sobre los resultados obtenidos en sus trabajos
En
relación con el seguimiento los auditores internos deben efectuar el
seguimiento de la implantación de recomendaciones para determinar que se
toman las acciones adecuadas con relación a los hechos auditados
(implementación)
2.3. LOS AUDITORES INTERNOS Y DE GESTIÓN. CARACTERÍSTICAS Y REQUISITOS PERSONALES Y PROFESIONALES
Los
auditores internos y de gestión, se diferencian en la especialización
del objetivo que persiguen. Así cuando se persigue evaluar objetivos de
carácter operativo estamos hablando de evaluar tareas de gestión. No
obstante, tanto el auditor interno como el de gestión están obligados de
acuerdo con la norma 200 a las siguientes actuaciones:
Cumplimiento
de las normas de conducta. Esto es, atender en su actuación al código
de ética del Instituto de Auditores internos. En esencia el código apela
a altas normas de honradez, objetividad, diligencia y lealtad
Los
auditores internos deben poseer los conocimientos, técnicas y
disciplinas necesarios para la realización de las auditorías internas.
Entre ellos podemos citar conocimientos básicos de los fundamentos de
materias tales como: contabilidad, métodos cuantitativos y sistemas de
información por ordenador. También es recomendable poseer conocimientos,
de los principios de dirección, por conocer y evaluar, la materialidad y
relevancia de las desviaciones en la buena gestión de los negocios
Las auditores internos, deben poseer cualidades para tratar con las personas y comunicarse de forma efectiva
Los
auditores internos deben ejercer el debido cuidado profesional al
realizar las auditorías. En relación con este apartado debemos indicar
lo siguiente:
El debido cuidado profesional se
debe a la aplicación del cuidado que se espera de un auditor interno
prudente y competente. Esto es, el auditor interno siempre debe
considerar la existencia de hechos intencionados incorrectos, errores y
omisiones, ineficacias, despilfarros, inefectividades y conflictos de
intereses.
El debido cuidado profesional implica una prudencia y competencia razonables
2.4.
El
departamento de auditoría interna se ubica generalmente en los
departamentos de dirección de empresas que sirven para ayudar en la
gestión. Normalmente como ya hemos dictado este departamento tiene una
vida autónoma y propia y el director de auditoría es quien supervisa el
trabajo realizado por su propia sección.
Este departamento dentro de la empresa es independiente y funcionalmente está adscrito a la dirección empresarial
TEMA 3 AUDITORÍA DE GESTIÓN
3.1 CONCEPTO DE AUDITORÍA OPERATIVA O DE GESTIÓN
Se
puede definir la auditoría operativa aquella que tiene por objeto el
análisis y la mejora de cualquier componente de la organización a
excepción de su sistema financiero y contable. Esto es: su campo de
actuación comprende las funciones de gestión con objeto de verificar su
funcionamiento, proponer mejoras y mejorar sus comportamientos
disfuncionales.
No contempla la función financiera de la empresa y
en este sentido se puede decir que la auditoría administración y
operativa significan lo mismo. Las auditorías de gestión incluyen, las
auditorías de economía y eficiencia y las auditorías de programas.
El
objeto de las auditorías de economía y eficiencia persigue determinar
los objetivos de salvaguarda de activos y las causas que ocasionen
ineficiencias o prácticas anti-económicas ( bajo rendimiento )
Las auditorías de programas tienen por objeto evaluar la eficacia de las actuaciones empresariales que comprenden:
La
evaluación de los beneficios obtenidos según los objetivos marcados,
así como la eficacia de las organizaciones, programas de actuación de
las actividades o de las funciones
FASES DE LA AUDITORÍA OPERATIVA
Las fases de auditoría operativa son:
Fase de diagnóstico
Fase de Propuesta
Fase de la Negociación de la Propuesta
Fase de Control e implementación
Fase de Evaluación
La
Fase de diagnóstico persigue la obtención de un conocimiento genérico de la actividad objeto en auditoría
Dentro de la fase de diagnóstico se puede distinguir las siguientes:
ELABORACIÓN
PLAN TRABAJO AUDITORIA ADMINISTRATIVA, que comprende una estimación del
tiempo y de los recursos necesarios para llevar a cabo esta actividad
TÉCNICAS
RE COGIDA INFORMACIÓN: En ellas se recogen las siguientes actividades a
realizar LA INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL, LA OBSERVACIÓN, EL CUESTIONARIO Y
LA ENTREVISTA
ELABORACIÓN DE UN DIAGNOSTICO
INTEGRAL: Esto quiere decir que la auditoría operativa no debe de
centrar o limitar su estudio a una variable considerada esencial. Se
debe tener en cuenta las distintas variables organizacionales, la
evolución histórica y proyección de futuro, el entorno ñeque se
desenvuelve, las pautas sociales establecidas en las situaciones
estudiadas y otros factores relacionados con la conducta humana.
ELABORACIÓN
DE UN DIAGNOSTICO CON UNA PROYECCIÓN PSICO-SOCIAL: esto requiere
evaluar variables de carácter cualitativas como el nivel de motivación y
de satisfacción de los empleados
ELABORACIÓN
DE UN DIAGNOSTICO CON UNA PROYECCIÓN POLÍTICA: Esto comprende diseñar
una estructura de relaciones de poder y grupos de influencia inherentes
en la actividad analizada, detectando en su caso las relaciones de
carácter conflictivo.
REALIZACIÓN DE UN
DIAGNOSTICO PARTICIPATIVO: Se trata de que el analista o auditor realice
su actividad de manera transparente e invite a los miembros de la
unidad auditada a participar en el proceso de definición de problemas y
soluciones. Esto significa que el auditor operativo no es el que define
los problemas y las soluciones de la unidad sino el que ayuda a
clasificar y a concretar los problemas con los soluciones que siempre
han estado en la mente de los miembros de la unidad auditada.
Fase elaboración de la propuesta:
Conocida la naturaleza y causas de las disfunciones, el auditor aporta
soluciones, mediante la unificación de determinados elementos
estructurales, procedimentales y materiales.
Para ello, las
propuestas deben de ser presentadas con un cierto sentido de
flexibilidad, de tal forma que se puedan eliminar alternativos que no
afecten a los términos generales de la propuesta o en sentido contrario
presentar un conjunto de propuestas alternativas con sus ventajas e
inconvenientes ( COSTE - BENEFICIO ) y un posicionamiento del auditor
respecto de sus pretenciones en virtud de criterios técnicos.
Fase de negociación de la propuesta:
En
esta fase se pretende eliminar los problemas de incomprensión,
desviación o bloqueo que pueden presentarse en la fase posterior de
implementación.
En este sentido merece exquisito cuidado el
lenguaje de comunicación de las opiniones y la exposición de los hechos y
de las causas de manera tal que la presentación de lo anterior debe ser
preciso y respetuoso y debe de intentarse que se acomode al modo de
pensar de los interlocutores.
Fase de control de implementación:
El
control de la implementación es el proceso en que la unidad de
auditoría está capacitada para iniciar y regular la conducta de las
actividades, para que sus resultados se ajustes a las expectativas y a
los objetivos diseñados.
El auditor debe controlar el proceso de implementación para:
Evitar desviaciones intencionales, que varíen los objetivos del reestructurador.
Solucionar los problemas que se presenten durante el proceso de implementación.
Fase de evaluación del proceso de cambio de la organización:
La evaluación es la investigación sistemática del proceso de confección y una propuesta de organización y de su aplicación.
En
el proceso de evaluación se debe observar todo el proceso y no
exclusivamente una parte del mismo, es decir, la fijación de objetivos,
la recopilación de datos, la presentación de diagnóstico y la propuesta
de organización, la negociación de la propuesta y el proceso de
implementación y control son los pasos que permiten evaluar en conjunto
una actividad.
El proceso de evaluación comprende:
Buscar indicadores que muestren el grado de eficacia y eficiencia
Identificar los puntos débiles y los puntos fuertes
Especificar
los puntos fuertes y débiles, se deben incorporar estos conocimientos a
la dinámica de la actividad de la unidad que se audita
Los
indicadores de gestión que indican eficiencia y eficacia no existen. En
cada actividad hay que crearlos, bajo el concepto de eficiencia y
eficacia que se tiene.
3.3 ETAPAS DEL PROCESO DE AUDITORIA OPERATIVA
Comprende
unas actuaciones que el departamento de Auditoría Interna debe
practicar. Entre estas actividades se pueden distinguir las actividades
previas al trabajo de campo, posteriores y los costes del proceso de
auditoría.
Las actividades previas al trabajo de campo comprenden la planificación que debe realizarse para efectuar a auditoría de un área
Desde el momento en que se inicia el proceso de auditoría se establece dos líneas de autoridad:
Recopilación de antecedentes
Planificación de auditoría en casos concretos
Recopilación de antecedentes: Se basa en el análisis documental de la información ubicada físicamente en la unidad de auditoría.
Simultáneamente
se procede a planificar la auditoría con los responsables de la unidad
auditada que comprende: la concreción de objetivos, el alcance del
trabajo de auditoría, la identificación de los principales temas y la
metodología a aplicar en el proceso.
Una vez realizado esto, es
necesario obtener un criterio genérico de la unidad, actividad, etc. A
auditar, lanzando un cuestionario protocolizado, que permita detectar
las variables más significativas.
La siguiente actividad es la integración de la información obtenida como antecedente y el cuestionario protocolizado.
Esta
situación permite conocer cual ha sido la evolución de la unidad, o
actividad analizada en un periodo de tiempo y se procede a realizar las
entrevistas y la observación directa.
Las actividades de campo
comprenden la aplicación de técnicas, que en el caso de la auditoría
operativa permitan evaluar la eficacia y eficiencia de un área. Entre
las actividades de campo se distinguen dos:
La entrevista
Los cuestionarios
Si
bien la entrevista está basada en criterios de valor, los cuestionarios
permiten contrastar la información obtenida en la entrevista y
posteriormente aplicar pruebas de verificación que sustenten unas
conclusiones sobre un área concreta.
Las técnicas que se aplican
en la auditoría operativa no son diferentes de las que se aplican para
cualquier campo de la auditoría interna, si bien la auditoría operativa
busca objetivos operativos, estos deben de encuadrarse dentro del
concepto de control interno, por ello la realización de cursogramas
permite obtener una visión de conjunto y determinar la importancia
relativa del área o actividad en el conjunto de la organización
La
técnica del cursograma da una visión genérica de todo el proceso que
comprende el alcance del trabajo de auditoría. Normalmente se aplica
para grandes empresas y en las pequeñas y medianas empresas viene
aplicándose el memorando que básicamente es una breve transcripción del
proceso a auditar.
ACTIVIDAD POSTERIOR AL TRABAJO DE CAMPO
El
trabajo posterior consiste en el diagnóstico que se tiene que hacer de
la actividad a auditar de tal forma que lo que se afirma debe de
coincidir con los datos obtenidos y al mismo tiempo el diagnóstico debe
ser comprensible, esto es, que explique con la mayor amplitud posible
los datos obtenidos en el trabajo de campo.
A continuación se
elabora las propuestas y recomendaciones en un informe borrador que debe
ser cotejado con los responsables de la unidad a auditar y
posteriormente se elabora el informe definitivo que se presenta ante
quien ha solicitado la auditoría, indicando en el mismo un buen
recordatorio de los objetivos perseguidos, los medios utilizados en la
evaluación y los datos principales que soportan el diagnóstico.
EL COSTE DEL PROCESO DE AUDITORÍA
Se
puede decir que existen dos tipos de coste. Un coste de carácter
operativo cuantificable y un coste de carácter subjetivo no
cuantificable que entraría del campo de los activos intangibles como son
el prestigio.
Los costes objetivos están obtenidos sobre la
valoración de todos los medios y pruebas que se aplican en el proceso de
auditoría.
En relación con la valoración del proceso de
auditoría se pueden distinguir tres clases de costes asimilados a los
procesos de planificación.
Los procesos de planificación se
consideran a largo plazo cuando tienen un periodo de duración superior a
un año y tiene por finalidad implantar la función de auditoría en todos
los ámbitos de la organización.
La auditoría a medio plazo es
aquella que tiene una duración de 1 año y tiene por finalidad la
elaboración de objetivos a auditar.
La auditoría a corto plazo es
aquella de duración inferior a un año y tiene por finalidad la
asignación de recursos a cada auditoría
La planificación a largo y
medio plazo significa seleccionar las áreas en la organización que se
auditarán y establecer unas prioridades en su realización. Las
prioridades se determinan basándose en un criterio de valoración del
riesgo de las áreas de la organización.
Hemos de entender el
riesgo como aquella posición que toma la empresa en distintas áreas
funcionales como son: el riesgo financiero, el riesgo en la contratación
de personal...
3.4 CAPTACIÓN INFORMACIÓN Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
La
captación de información tiene como principal dificultad detectar en
primer lugar la información de carácter significativa y en segundo lugar
es necesario tener un esquema conceptual de cómo ordenar y clasificar
la información.
En tercer lugar hay que saber que medios hay a
utilizar para obtenerla y por último es necesario saber como se puede
obtener al menor coste posible.
Como ya hemos indicado las
fuentes de información del auditor interno son el propio entorno en el
que se desenvuelve la organización empresarial. Por ello se puede
distinguir seis vías diferentes de obtención de la información.
Explotación
de la información propia de la unidad de auditoría. Esto es un
conocimiento genérico de la organización, que comprende un diseño
orgánico y funcional
Los cuestionarios de chequeo
Observación directa
Entrevista
Cuestionarios
específicos que tienen por finalidad obtener información más precisa
derivada de un proceso de entrevista y de observación directa
Pruebas de verificación
3.5 DIAGNÓSTICO Y EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA
Los
objetivos de una auditoría operativa pretenden evaluar el grado de
economía, eficiencia y eficacia y coherencia de las acciones de la
compañía, en relación con los objetivos que tiene establecidos. El
diagnóstico de auditoría puede tener diferentes grados de sofisticación o
complejidad entre ellos cabe distinguir cuatro niveles diferentes:
Comprende
la etapa de implementación, cuyo objetivo principal es la
identificación de problemas, de puntos débiles en las variables de
control en la organización, de forma que los destinatarios del informe
estén en condiciones de solucionarlos o eliminarlos
Se
produce cuando se acepta la actuación de la auditoría dentro de la
organización y la auditoría tiene en esta etapa el objetivo principal de
confirmar la ausencia de problemas o puntos débiles referidos a las
reglas y controles establecidos en la etapa anterior
Nivel
de sofisticación. Se alcanza cuando la metodología de auditoría se ha
consolidado en la organización y su objetivo principal es confirmar la
eficacia de los sistemas de control, implantados en las etapas
anteriores.
Se alcanza cuando la auditoría es
impulsar de los cambios organizativos de tal forma que la auditoría
actúa como agente de cambio organizacional siendo el resto de los
miembros de la organización, sus propios auditores
Esto no
quiere decir que no deba de procederse a un proceso de auditoría interna
en las empresas que ya la tienen implantada, sencillamente el estudio y
evaluación del área se centrará en unidades significativas
Cuando
se tiene que cambiar la estructura funcional ( factor humano )
indirectamente estamos afectando a los costes de factor humano
implicados en el cambio de la actividad.
Para poder realizar este tipo de cambios hay que tener presenta la legislación de carácter laboral.
En
otro sentido la asignación de funciones genera en esta, una conducta de
las personas asociadas a la misma y aquí que las modificaciones en la
estructura funcional afecten a la conducta y es necesario efectuar
supervisiones sobre las modificaciones hechas dado los rechazos que ello
puede suponer.
Diseño organizativo: Quiere decir que la
estructura de las secciones no es acorde con el proceso revisado y eso
implica la dependencia jerárquica de algunas secciones que antes no la
tenían aunque tenían asignadas las mismas funciones.
En auditoría
operativa que afecta al diseño organizacional no hay prácticas de
gestión ni modelos de organización comúnmente aceptados.
Una de las técnicas que permite acometer las modificaciones organizacionales es el STREAM ANÁLISIS.
Las etapas del stream análisis son las siguientes:
Identificación de las dimensiones organizativas básicas
Identificación y elaboración del inventario de problemas de la organización
Establecer la relación de problemas
Establecer relaciones entre los problemas
Seleccionar las ramificaciones más relevantes
TRATAMIENTO DE LA INFOMACIÓN DE AUDITORIA INTERNA
Debe
de adoptarse a los objetivos de la auditoría y en cualquier caso el
formato ha de ser normalizado o estandar tanto para el destinatario como
para el propio auditor.
La estandarización no debe acometer
solamente el formato sino la manera en que debe presentarse toda
información tanto cualitativa como cuantitativa.
Un aspecto que
debe cuidar se en la presentación del informe es la terminología a
utilizar, ya que el informe debe ser entendido por la persona a quien se
presenta ( cultura empresarial )
El informe de auditoría debe presentar la siguiente información básica:
Introducción
Resumen
Cuerpo del informe
La
Introducción debe contener:
Objetivos de la auditoría y origen de la misma
Alcance, esto es, espacio físico, temático y temporal que se audita
Metodología, esto es, fuentes de información consultadas, personas entrevistadas, instrumentos utilizados y modelos
Antecedentes, que hacen mención a las últimas auditorías o estudios realizados
El
resumen debe contener:
Opinión de auditoría, que es el juicio del auditor
Resumen de las observaciones principales, que comprende, conclusiones, recomendaciones y acciones propuestas
En el
cuerpo del informe caben dos alternativas:
Una
de ellas es, estructurar el cuerpo del informe basándose en los temas
analizados analizando las situaciones de cada unidad funcional respecto
del tema
Estructurando el informe según las unidades funcionales y analizando los temas que afecten a cada unidad
El cuerpo del informe debe contener:
Observaciones,
que incluyen, descripción del proceso analizado, hechos detectados,
anomalías o puntos débiles, causas que generan las debilidades y por
último, recomendaciones que no se han aplicado y que se habían hecho en
informes anteriores
Cifras y detalles en las que se basan las observaciones, ( pruebas de cumplimiento y sustantivas, importancia relativa )
Conclusiones: Posición definida sobre las observaciones realizadas
Recomendaciones, propuesta de acciones correctoras para resolver o paliar los problemas detectados
Plan de acción: esto es, priorización y secuencia de las acciones a realizar, consecuencia de las recomendaciones.
Anexos,
Información complementaria y de soporte, que puede comprender el guión
de las entrevistas, cuestionarios utilizados, desarrollo de datos, esto
es, el detalle de las referencias hechos en las observaciones
El
auditor interno no es el encargado de aplicar las soluciones que
indiquen sus recomendaciones. Por ello estas deberían contener:
Tema tratado
Recomendaciones respecto al tema
Posibles soluciones que pueden ser aportadas por el equipo de auditoría
Soluciones aportadas por otras áreas de la empresa o externas a la organización
AUDITORIA DE CALIDAD
Se
trata de una rama de auditoría operativa y de gestión que audita las
áreas de ingeniería, producción, energía, medio-ambiente, calidad y
similares y se hace conveniente una formación ad-hoc de los auditores
que la realizan.
La auditoría técnica es una auditoría de gestión
que engloba aspectos de la empresa relativos a funciones específicas,
tales como
Asegurar el control técnico del proceso productivo
Controlar la distribución eficiente del consumo energético
Controlar
el aspecto técnico de las contrastaciones, tanto en lo referente a
efectivos y métodos empleados, como a los costes comprometidos
Asegurar por parte de los clientes que el control de calidad se corresponde con las peticiones exigidas
Controlar la gestión técnica del medio-ambiente
Con el objetivo de:
Establecer
posibilidades de mejora en los procesos productivos, de funcionamiento
de las instalaciones acordes con los métodos empleados y de la
utilización de los medios todo ello bajo la perspectiva de la
consecución de la eficiencia.
Dotar en el seno de la organización de la empresa de una dinámica de progreso
TEMA 4 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO
4.1 DEFINICION DE CONTROL INTERNO
Se
trata de un proceso efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto de personal de una entidad diseñado con el objeto
de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la
consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones ( objetivo operativo )
Fiabilidad de la infraestructura financiera
Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables
El
control interno se puede considerar eficaz en cada una de las 3
categorías si el consejo de admón. Y la dirección tienen la seguridad
razonable de que:
Disponer de información adecuada sobre hasta que punto se estan logrando los objetivos operacionales de la entidad
Se preparan de forma fiable los estados financieros públicos
Se cumplen las leyes y normas aplicables
El
control interno está compuesto de cinco componentes relacionados entre
si que se derevan de la manera en que la dirección dirija la empresa y
están integrados en el proceso de dirección.
Los componentes de control interno son:
Entorno de control:
Los
factores de entorno de control incluyen la integridad, los valores
éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la filosofía de
dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna
la autoridad y las responsabilidades y organiza y desarrolla
profesionalmente a sus empleados y por último la atención y orientación
que proporciona el consejo de administración
Por ello el entorno
de control marca la pauta del funcionamiento de una organización e
influye en la concienciación de sus empleados respecto al control:
Evaluación de los riesgos
Consiste
en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la
consecución de los objetivos y sirve de base para determinar como han de
ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas,
industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando
continuamente es necesario disponer de mecanismos para identificar y
afrontar los riesgos asociados con el cambio. Hemos de tener presente
que cada entidad se enfrenta a diversos riesgos externos e internos y
una condición previa a la evolución del riesgo es la identificación de
los objetivos a los distintos niveles vinculados entre si e internamente
coherentes.
Actividades de control
Son las
políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo
las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las
medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
consecución de objetivos.
En estas actividades se incluyen las
aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, revisiones de
rentabilidad, operativa y salvaguarda de activos
Información y comunicación
Esta
actividad engloba las construcción de la información contable y tiene
por objeto que los empleados comprendan cual es su papel en el sistema
de control interno y en que manera las actividades individuales están
relacionadas con el trabajo de los demás.
Por ello han de tener
medios para comunicar la información significativa a los niveles
superiores y en general debe existir una comunicación eficaz con
terceros como clientes, proveedores, órganos de control y accionistas.
Supervisón
Se
trata de un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue
mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas o
una combinación de ambas. El alcance que la frecuencia de las
evaluaciones periódicas dependerá de una evaluación de los riesgos y de
la eficacia de los procesos de supervisión continuada.
Las
deficiencias deben ser comunicadas a los niveles superiores y la alta
dirección y el consejo de administración deben ser informados de
aspectos significativos.
El control interno junto con la
clasificación de los objetivos y de los componentes y de los criterios
para lograr la eficiencia constituyen el marco del control interno
Un
control interno es eficaz cuando lo es en cada u9no de sus componentes,
respecto de los objetivos dados y por cada una de las actividades.
La
dinámica de la empresa es la que marca los objetivos mprendidos según
las actividades que realiza. Tener la seguridad razonable de que se
cumplen los objetivos marcados requiere la implantación de un control
interno pero el control interno no puede conseguir:
No puede hacer que un gerente intrínsecamente malo se convierta en un joven gerente
El
control interno no asegura la fiabilidad de la información financiera y
el cumplimiento de las leyes y normas aplicables, únicamente puede dar
un grado de seguridad razonable, no absoluta, la dirección y el consejo
en cuando a la consecución de los objetivos de la entidad. Las
posibilidades de éxito se ven afectadas por las limitaciones inherentes a
todos los sistemas de control interno.
Estas limitaciones
incluyen el hecho innegable de que las opiniones en las que se logran
las decisiones pueden ser erróneas y se pueden producir fallos como
consecuencia de un simple error o equivocación.
Los controles
pueden salvarse o no cumplirse cuando dos o más personas se ponen de
acuerdo y es necesario advertir de que el diseño de un sistema de
control interno debe reflejar el hecho de que existen restricciones
sobre los recursos y que en los beneficios de los controles ha de ser
considerados en relación con los costes correspondientes.
TEMA 6 AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
El
campo de la auditoría informática está fundamentado en 2 aspectos que
son la evaluación del software y hardware. El primero de ellos contiene
el componente lógico de un sistema de información que va desde las
aplicaciones informáticas hasta la configuración de los campos que se
utilizan en el sistema de información.
El segundo componente
físico o hardware comprende aquellos elementos físicos que intervienen
en el sistema de información que comprenden los registros físicos, los
periféricos y el ordenador central.
En estos últimos ( hardware )
se incide en auditoría sobre la salvaguarda de activos, esto es, tipos
de custodia o requerimientos que comprenden todos los elementos físicos
integrantes del sistema de información.
Existe una referencia entre el componente lógico y el físico. A nosotros nos interesa el sistema de información:
los campos que toma
Si el componente físico es adecuado con el soporte lógico que se quiere tener
Nos
interesa como se diseñan los componentes lógicos. El ratio que se exige
es menor grado de memoria para la mayor información posible
CONCEPTO DE AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
A
modo introductorio podemos afirmar que la A.S.I. es aquella auditoría
que se realiza sobre los entornos de tecnologías de la información,
trasladando el papel de las revisiones tradicionales sobre estados
financieros a los activos de hardware, software y elementos de
comunicación que utilizan las organizaciones para el tratamiento
informático.
Para la asociación de contables americanos es el
proceso sistemático de obtención objetiva y evaluación de evidencias
relativas a las declaraciones realizadas sobre sistemas informáticos y
eventos ( situaciones no habituales ), para averiguar el grado de
correspondencia entre las declaraciones y los criterios establecidos y
comunicar los resultados a las personas interesadas.
Por otra
parte, según Ron Weber, es el proceso de recolección y evaluación de
evidencias utilizadas para determinar cuando un sistema informático
salvaguarda sus activos, mantiene la integridad de sus datos, ejecuta
eficazmente los objetivos marcados por la organización con efectividad y
consume los recursos eficientemente
Los aspectos comunes a todas las definiciones son:
Examen metódico: dado
que es del todo imprescindible para proceder a evaluar y verificar con
éxito el servicio objeto de estudio seguir un plan de trabajo
sistematizado que permita llegar a conclusiones fundametnales.
Normalmente esa actuación se realiza mediante el contraste de ficheros,
tomando como una base un campo de referencia. Así se puede comparar un
fichero de ventas con un fichero de gestión de almacén utilizando un
único código de transacción.
Puntual y discontinuo:
puntual o auditoría de corte, ya que la misma se hace sin un previo
calendario y es discontinua en aras de buscar la independencia de quien
la ejecuta respecto de la empresa
Verificación y evaluación de los entornos informáticos:
y no únicamente revisión, esto es, la A.S.I. recoge el hecho de aportar
valor añadido asesorando y proponiendo mejoras sobre evidencia y puntos
débiles.
La A.S.I. está destinada a mejorar la seguridad, eficacia, eficiencia y rentabilidad del entorno informático de la empresa.
La A.S.I. permite establecer una opinión objetiva fundada en evidencias encontradas.
2 OBJETIVOS DE LA A.S.I.
Existe
un acuerdo unánime sobre los objetivos que se deben establecer en
auditoría para los sistemas de información ya que se abarca todo el
entorno informático de la organización, que comprende desde el centro de
proceso de datos hasta cualquier tipo de comunicación o redes que se
implanten en un entorno físico.
Los bienes informáticos
comprenden elementos materiales y elementos lógicos. Cuando éstos son
adquiridos en el mercado no presenta ninguna dificultad su valoración,
ahora bien, dado que la empresa puede necesitar aplicaciones puntuales
los departamentos de informático generan programas de gestión que
constituyen los denominados activos intangibles.
Factor determinante para el establecimiento de los objetivos perseguidos por el auditor pueden ser:
Características de la organización objeto de estudio
Características del departamento de informática a auditar
Limitaciones técnicas del auditor
Determinar el nivel de riesgo aparente del sistema o instalación a auditar
Identificar las áreas críticas de control en las que se detecten unos mayores índices de riesgo
Definir objetivos y alcance del trabajo a auditar
Considerados estos factores podemos clasificar los objetivos que se persiguen con la A.S.I. en las siguientes categorías:
Aquellos
que colaboran a la mejora de la eficacia de la organización informática
y protección de sus activos y recursos, ocmo por ejemplo evaluación de
los códigos de acceso
Aquellos objetivos que
permitan garantizar que los sistemas de información produzcan resultados
fiables en un plazo y coste aceptable y que satisfagan las necesidades
de los usuarios
Aquellos que van destinados a
mejorar los procedimientos, estandares y planificación, colaborando en
su diseño y en la actualización de sus normas, esto es, no solo debe
garantizarse la efectividad del sistema ( el logro de sus objetivos )
sino también su eficiencia, es el que consume la mínima cantidad de
recursos para conseguirlos.
3 DESARROLLO DE UNA AUDITORÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Las fases de una A.S.I son
Toma de contacto
Planificación de la operación
Desarrollo de la auditoría
Síntesis y diagnóstico
Presentación de conclusiones
Redacción de informe y formación del plan de mejoras
Toma de contacto:
comprende un análisis inicial que tiene que ver con la organización
global de la empresa y también comprende el estudio sobre la estructura
organizativa a nivel jerárquico y formal del departamento de sistemas de
información. Posteriormente se procede a conocer con más profundidad o
detalle la estructura organizativa de la empresa a través de los
denominados papeles de trabajo que comprenden las entrevistas y
cuestionarios que se formulan para la comprensión de la organización
Planificación de la operación: detalle,
aspectos relevantes que van a ser considerados en la realización de la
auditoría, como por ejemplo áreas que cubrirá el estudio, objetivos
esperados de la auditoría, forma en que se llevará a cabo la auditoría,
personas que colaborarán en el desarrollo de la auditoría y en que no
intervendrán y documentación a reunir ( estadísticas, manuales de
procedimiento, etc
Desarrollo de la auditoría: se evalúa los aspectos contemplados en la fase anterior y los temas específicamente analizados de esta fase serán:
- El entorno informático
- Los aspectos referidos al grado de utilización y satisfacción de los diferentes usuarios que menejan las aplicaciones
- Síntesis y desarrollo:
como su nombre indica se procede a analizar e interpretar la
información obtenida en las fases anteriores. En esta etapa se pretende
poner en evidencia los puntos débiles y fuertes del sistema, los riesgos
eventuales, las posibles mejoras y las soluciones posibles a alcanzar (
análisis coste beneficio)
- Presentación de las conclusiones:
debe efectuarse mediante: Hechos constatados, esto es, las conclusiones
deben estar argumentadas, probadas y documentadas evitando su posible
refutación. Proposiciones realistas y constructivas. Análisis coste
beneficio
- Redacción del informe y formación del plan de mejoras:
en este sentido el informe final de auditoria constituye el documento
que expresa el juicio emitido por el auditor y la única referencia
oficial. El informe de auditoría debe estar estructurado de la siguiente
forma:
- Carta de presentación, esto es, resumen-conclusión del trabajo de auditoría
- Introducción
al informe donde se expone los objetivos evaluados, condiciones en que
se ha desarrollado la auditoría y resumen de observaciones y
recomendaciones
- Principales observaciones, en
ellas se deben reflejan el detalle de las observaciones realizadas y las
deficiencias constatadas de acuerdo con los siguientes criterios:
Descripción exacta, convincente y no repetitiva de las deficiencias.
Consecuencias y repercusiones predecibles y breve recomendación del
auditor
- Recomendaciones y plan de
acción-mejoras: el plan de mejoras normalmente se puede contemplar en 3
plazos: A corto plazo con mejoras que supongan pequeña inversión en
tiempo y dinero. A medio plazo: implantación de aplicaciones que exigen
una mayor inversión en tiempo y dinero y a largo plazo, consideraciones
que afectan a políticas o reorganizaciones estructurales
4 APLICACIONES DE LA A.S.I.
La auditoría de la A.S.I. se pueden desarrolalr en las siguientes áreas diferenciadas:
- Auditoría de la seguridad física y logística: tiene
que ver con el principio de la auditoría interna, denominado
salvaguarda de activos que comprende: La auditoría del entorno físico,
esto es, análisis de la adecuación de las instalaciones, salvaguarda
ante un posible fuego o inundaciones, acceso físico al hardware, pólizas
de seguir, etc. La auditoría de la seguridad lógica que pretende la
salvaguarda en dos aspectos: la acreditación de los usuarios y el
secreto de archivos y transacciones
- Auditoría de la planificación:
está dirigida a los 3 niveles básicos de la estructura de las
organizaciones y en consecuencia a satisfacer sus necesidades de
información o bien para la toma de decisiones o bien para realizar
materialmente estas últimas
- Auditoría de la organización y gestión del proceso de datos:
pretende adecuar la organización y gestión del centro de procesos de
datos a las estructuras organizativas de gestión y procedimientos
existentes en una empresa
- Auditoría de explotación:
persigue examinar los procedimientos seguidos en el departamento del
proceso de datos en su operatividad diaria, como por ejemplo control
sobre la ejecución de programas y su almacenamiento.
- Auditoría dedicada al entorno hardware y software: se persigue garantizar un eficiente funcionamiento y utilidad del ordenador garantizando su continuidad en el tiempo
TEMA 7 AUDITORÍA DE RECURSOS HUMANOS
1 INTRODUCCIÓN
La
evaluación de los Recursos humanos hace referencia a los 3 objetivos
que se evaluan ( persiguen ) en el control interno: el operativo que
comprende ratios de gestión con el objeto de obtener la eficacia y
eficiencia de este factor, objetivos financieros que persiguen un
control financieros contable respecto de las cuentas que intervienen
para valora reste componente, y el objetivo de cumplimiento que persigue
determinar si se cumplen o no las normas legales y de dirección que
afectan al personal.
2 MARCO DE ACTUACIÓN
En la auditoría del factor humano se evalúan los siguientes objetivos:
- Determinar el ciclo de personal y nóminas y los documentos y registros, funciones y controles internos pertinentes
- Diseñar
y desarrollar pruebas de cumplimiento y controles y pruebas sustantivas
de transacciones para el ciclo de nóminas y de personal
- Diseñar
y desarrollar procedimientos de análisis para el ciclo de nóminas y
personal que comprende o se asimila con el objetivo operativo en sentido
estricto
- Diseñar y desarrollar pruebas de detalles de saldos para cuentas en el ciclo de nóminas y personal
El
ciclo de nóminas y personal comienza con la contratación del personal y
termina con el pago a los empleados y al gobierno y otras instituciones
por los servicios prestados. En este sentido la emisión y tareas de la
función de personal se centra en:
- gestionar los
recursos humanos, esto es, procurar a la empresa el personal necesario
para poder alcanzar sus objetivos de actividad a corto y medio plazo
- Satisfacer las necesidades tanto materiales como morales de las diferentes categorías de personal
- Desarrollar las competencias individuales y colectivas
- Conseguir un buen clima social
Desde
un punto de vista de la auditoría los controles internos más
importantes involucran los métodos formales de información al personal
de la toma de tiempo y preparación de la nómina, del ingreso de nuevos
empleados, la autorización de los cambios iniciales y periódicos de las
retribuciones, ordinarias y extraordinarias, y la fecha de terminación
de empleados que dejan de trabajar para la compañía. El principio de
C.I. que más afecta a este objetivo es el de la separación de las (
rentabilidades, resultados ?)
Las pruebas y controles de los
procedimientos de las transacciones en esta área se centran en el hecho
de que se carece de evidencia independiente proporcionada por un tercero
sobre los estados de las cuentas que reflejan el comportamiento de esta
área.
En este tipo de análisis se persigue medir el
comportamiento del personal. Para ello intervienen aspectos no solamente
relacionados con la eficacia y eficiencia en tareas concretas sino que
también se miden en su globalidad aspectos sobre el volumen de plantilla
adecuado, los costes laborales que se soportan en relación con los
costes totales, las horas laborales y el número de trabajadores, los
aspectos relacionados con la productividad laboral, los relacionados con
la formación de la plantilla y los indicadores de comportamiento
laboral.
TABLA 16-2 2 FOTOCOPIAS
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
INDICADORES DE FORMACION
INDICADORES DE COMPORTAMIENTO LABORAL
En
el diseño y desarrollo de pruebas de detalles de saldos para cuentas en
el ciclo de nóminas y personal el análisis de las cuentas que reflejan
la situación del personal se centra en los siguientes aspectos:
- Cantidades referidas para su ingreso en las instituciones públicas
- Sueldos y salarios acumulados que se devengan hasta el período siguiente
- Proceso de acumulación de comisiones
- Modificaciones concedidas por las instituciones derivadas de la contratación laboral
- Control sobre los pagos acumulados por vacaciones, pagos por enfermedades u otro tipo de beneficio
- Pruebas
de detalle de saldos para las cuentas de gastos que requieren para su
estimación el desglose adicional de costes por división o sucursal
TEMA 9 AUDITORÍA DEL PROCESO DE FABRICACIÓN
1 EL SISTEMA DE PRODUCCIÓN DE LA EMPRESA. ESTRUCTURA
La
estructura de los costes de fabricación debe satisfacer tanto a
usuarios externos como internos. Su dificultad estriba en que la
formación de los costes debe estar sujeta a la normativa contable que
valora las existencias de producto terminado.
Desde la
perspectiva interna, y a efectos de análisis, los costes se diferencias
en variables fijos y semivariables, esto es, aquellos que se mantienen
constantes para un determinado volumen de actividad la dificultad de
presentar la imagen fiel y respetar las necesidades de información
interna requieren el desglose de los gastos por departamentos. A estos
efectos se tiende a localizar costes de acuerdo con el carácter formal
de la sección o departamento. De aquí que se tome como modelos de
formación de costes el funcional y el ABC
El proceso de
fabricación basado en el JIT presenta la ventaja de no asumir costes de
almacenamiento. Ello requiere el establecimiento de un parque de
proveedores que asumen los costes de aprovisionamiento
2 ASIGNACIÓN DE COSTES
La
asignación de costes puede basarse en el concepto tradicional que
persigue un objetivo de coste medible imputándole costes directos e
indirectos, esto es, asimilable al modelo español. En este proceso de
formación de costes con carácter genérico se sigue el siguiente proceso:
- Acumular los costes de todos los centros de costes de producción y todos los centros de costes de servicios
- Asignar el coste de todos los centros de costes de servicios a los centros de costes de producción
- El coste total de los centros de costes de producción se asignan a los objetos de costes producidos en dichos centros
La
forma de evaluar este proceso de formación de costes consiste en la
implantación de costes predeterminados o estándares que detectan las
desviaciones en eficacia y economía. Un punto crítico es la
determinación de la validez del coste estándar que se concreta en
estudios de eficacia persiguiendo mantener su validez con el contraste
de variables exógenas a la empresa. Las desviaciones que puedan
producirse, dada la perfeccion del proceso de producción, siempre se
orienta hacia los indicadores de precios y la evaluación de lo que no es
controlable por la empresa, el factor humano, al que se incide sobre
aspectos de conducta generando lo que se llama la ética de la empresa.
3 CREACION DE UN MODELO ABC
Para configurar un modelo de costes ABC deben efectuarse los siguientes pasos:
- Determinación
de las actividades que comprende dos aspectos: definir los límites del
proyecto y documentar el proceso. Este último apartado comprende
enumerar todas las actividades dentro de cada área y los flujogramas
deben ser revisados por el personal de los mismos
- Determinación de los costes directos
- Asignar
los costes indirectos a los centros de costes, esto es, utilizando los
flujogramas indicados, determinar las agrupaciones lógicas de costes
- Determinar cómo se medirán las transacciones
- Recoger información sobre transacciones
- Calcular
los costes de las actividades que consiste en dividir los centros de
costes entre el número de transacciones de cada actividad para obtener
los costes de las actividades
- Calcular el
coste de los productos. Existen varios estratos de costes que añadir a
un producto con arreglo al modelo ABC que comprende: Añadir los costes
directos, añadir los costes de los activos, añadir el coste de otros
centros, como por ejemplo los de marketing y los generales y
administrativos
- Usar la información, que
consiste en revisar los costes de los productos calculados en base al
sistema tradicional y compararlos con el nuevo sistema de cálculo. Esta
revisión supone siempre la reducción de los gastos generales de
fabricación que puede realizarse a través de las siguientes medidas.
- Reducir el número de opciones de productos
- Reducir el número de componentes utilizados
- Reducir el número de traslados de materiales
- Reducir el número de peticiones de cambios técnicos
- Reducir el número de proveedores
4 CONTROL DE LOS GASTOS GENERALES DE FABRICACIÓN ( G.G.F.)
De manera tradicional la forma de controlar los G.G.F. es establecer estándares y sujetos a una planificación
Esto
supone que la superación de los límites establecidos debe estar siempre
autorizada y en este sentido la misión del controlador de costes es
informar sobre variaciones y tendencias
Las variaciones
controlables pueden definirse como la diferencia entre el presupuesto al
nivel corriente de actividad y los gastos generales. Se pueden
distinguir dos tipos de variaciones: la variación del gasto y la
variación de eficiencia.
La variación del gastos surge porque se gasta más de acuerdo con la hor-máquina, la hora-Mano de obra
La
variación en la eficiencia es la diferencia que existe entre las horas
reales y las horas estándar, todas ellas referidas a un mismo volumen de
actividad
Puede indicarse los siguientes estándares operativos utilizados para el seguimiento de los gastos:
- Gastos totales de fabricación en relación con los costes totales de mano de obra directa
- Gastos de mano de obra indirecta en relación con el total de gastos de fabricación
- Gastos de reparaciones y mantenimiento en relación con el número de horas-máquina
- Gastos por tiempo improductivo en relación con horas de funcionamiento
TEMA 10 AUDITORÍA DEL ÁREA COMERCIAL DE LA EMPRESA
1 LA FUNCIÓN COMERCIAL EN LA EMPRESA
Las principales actividades de la función comercial son:
- Identificar las necesidades de los consumidores
- Segmentar los mercados y analizar la oferta de la competencia
- Elaborar y aplicar una estrategia y plan de marketing
- Controlar la realización de programas de actividades y analizar los resultados obtenidos.
- Asegurar la coordinación con otros ss, como por ejemplo fabricación
Los
objetivos que se persiguen en el área de la función comercial son:
desarrollo de las ventas, participaciones en el mercado, la posición
competitiva, equilibrio de la cartera de productos en función de su
ciclo de vida, rentabilidad comercial y flujo de tesorería positivo
En
esta área la evaluación y supervisión se centra en diversos aspectos
que están asociados claramente con el trabajo de variables cualitativas
pero que en última instancia siempre tienen una medición cuantitativa y
en base a esto la auditoría aplicada a esta área tiene que ver los
siguientes campos de actuación:
- La configuración
del producto que está relacionada con las tendencias de consumo y la
oportunidad de cambio de producto en cuanto a por ejemplo, gama, tamaño,
color
- Fijación de un precio de venta que en
algún caso no puede ser sensible a los aumentos de costes. Esto quiere
decir que es necesario componer los volúmenes de ventas con los precios
asociados a la competencia
- En este campo los problemas de distribución de producto afectan a la actuación del auditor en los siguientes aspectos:
- el pedido mínimo aceptable
- Limitaciones del esfuerzo de ventas en los clientes de gran volumen que sólo compran productos de bajo margen
- La
conveniencia de servir determinados segmentos de clientes a través de
intermediarios, pedidos por teléfono, venta por correo, etc.
- Interrupción de los esfuerzos de venta en clientes cuyo volumen de venta es bajo
- La mejora de localización de sucursales
- El
auditor también interviene en aspectos relativos a los métodos de venta
por ejemplo análisis que puede incluir el efecto de la distribución de
muestras, la utilización de distintas campañas de publicidad y los
costes de un test de mercado.
- Por último, el
auditor puede intervenir también y evalúa los distintos presupuestos que
intervienen en el área de ventas y entre ellos se distinguen:
- Presupuestos y cuotas de venta
- Presupuestos de gastos de distribución
- Informes periódicos de ingresos y gastos
- Análisis especiales para revelar problemas de resultado
2 CONTROL DE LA FUNCIÓN DE VENTAS EN LA FIJACIÓN DE ESTÁNDARES DE VENTA
Los
estándares de ventas son indicadores relacionados con la cuota de
ventas en sentido monetario o en unidades físicas asignada a una
división comercia, como ejemplo podemos citar los siguientes:
- estándares de esfuerzo: número de visitas por período
- estándares
de resultados: porcentajes de posibles clientes a los que debe
realizarse una venta y relación entre gastos de ventas y ventas brutas
- Estándares que expresan la relación entre esfuerzo y resultado: número de pedidos recibidos por visita efectuada
3 DETERMINACIÓN DEL PRECIO DE UN PRODUCTO
Para determinar el precio de un producto se puede utilizar diversos métodos y entre los generales se citan
- Método
del coste total que consiste en añadir al coste de producto un margen
de beneficios que puede ser fijado en base al precio de venta o al
precio de coste
- Método del coste directo: con
este enfoqque solo e conocen como precio de coste los coste directamente
asociados al producto. Este método de coste es el más utilizado ya que
permite efectuar análisis de resultado. No obstante hay que advertir que
para la fijación del precio de venta siguiendo este método se efectúan
siempre análisis comparativos acudiendo al método del coste de
referencia
- Método del coste de referencia: en
este método el equipo de diseño de los productos determina el precio al
que debe venderse el producto y diseña un producto un coste que se
adapte a dicho nivel de precios
Normalmente se acomete
siempre una estructura de cuenta de resultados que satisfaga un margen
de beneficios suficiente. Esta cuenta de resultados se estructura desde
la producción hasta el último consumidor, esto es
mayorista-minorista-consumidor
En este método cobran relevancia
los precios de transferencia que deben reflejarse en los planes de
ventas e ingresos netos planificados, tanto de las empresas productivas
como las empresas receptoras
